Document Management System (DMS)

Guru DMS ระบบจัดการเอกสารที่มีความสามารถรอบด้าน

แต่ละองค์กรมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องจัดเก็บบริหารจัดการ และด้วยเทคโนโลยีปัจจุบันที่มีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้อย่างแพร่หลาย เอกสารส่วนใหญ่จึงได้ถูกนำมาจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ ส่งผลให้เกิดข้อดีทั้งในด้านการประหยัดเนื้อที่จัดเก็บเอกสาร ความง่ายต่อการดูแลรักษา และการใช้คอมพิวเตอร์ค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

อย่างไรก็ตามเมื่อข้อมูลมีจำนวนมากเข้า การจัดเก็บเอกสารแบบทั่วไปในคอมพิวเตอร์ก็จะเริ่มประสบปัญหา ทั้งในด้านการค้นหาเอกสารจากเอกสารจำนวนมากๆ การแบ่งปันเอกสารที่มีผู้ใช้ร่วมกัน การแก้ไขเอกสารที่มีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย และเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้จึงต้องอาศัยระบบจัดการเอกสาร หรือ Document Management System (DMS) เพื่อใช้ในการจัดการเอกสารโดยรวมของทั้งองค์กร ซึ่งสามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของแต่ละบุคคล และบริหารงานเอกสารเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การมีระบบจัดการเอกสารสามารถช่วยลดจำนวนเอกสารกระดาษได้เป็นจำนวนมาก อันจะเป็นประโยชน์ต่อการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรต่างๆ อย่างแท้จริง แต่กระนั้นระบบจัดการเอกสารทั่วไปก็ยังไม่สามารถใช้ประโยชน์จากคอมพิวเตอร์ได้อย่างเต็มรูปแบบนักจึงทำให้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ดีเท่าที่ควร ยกตัวอย่างเช่น การนำเอกสารสำคัญสแกนแล้วเข้าไปเก็บในระบบเป็นรูปภาพ ซึ่งหากไม่มีการดำเนินการเป็นพิเศษ การค้นหาข้อความในเอกสารนั้นย่อมเป็นไปไม่ได้ อันจะเป็นการเสียประโยชน์ที่พึงจะได้รับ

ด้วยศักยภาพของ Guru Square ซึ่งผู้เชี่ยวชาญในเทคโนโลยีการประมวลผลภาษาไทย เราจึงได้นำเทคโนโลยีการแปลงเอกสารรูปภาพเป็นข้อความของ Guru OCR และเทคโนโลยีการค้นหาประสิทธิภาพสูงของ Guru Search มาใช้เพื่อตอบ โจทย์การใช้งานภายในองค์กร และนี่คือจุดเด่นอีกอย่างของ Guru DMS ระบบจัดการเอกสารครบวงจรที่สามารถนำเข้าเอกสารด้วยการสแกนและค้นหาข้อมูลได้อย่างสลับซับซ้อนตามความต้องการของผู้ใช้

คุณลักษณะของระบบจัดการเอกสาร Guru DMS

  • ค้นหาข้อมูลภายในเอกสารได้อย่างง่ายดายและหลากหลายด้วยพลังของ Guru Search
  • นำเข้าเอกสารกระดาษ และดึงข้อมูลตัวอักษรออกมาใช้ในการค้นหาหรือใช้งานอื่นๆ ได้ด้วยพลังของ Guru OCR
  • แบ่งปันข้อมูลระหว่างผู้ใช้หลายๆ คนในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • กำหนดขอบเขตและอำนาจในการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ของผู้ใช้แต่ละรายได้
  • ทำงานได้ถูกต้อง รวดเร็ว
  • รองรับประเภทของไฟล์ข้อมูลที่หลากหลาย ทั้ง .docx, .doc, .xlsx, .xls, .pptx, .ppt, .pdf, .txt, .jpg, .bmp, …